Chargé/e de projet événementiel

Activités

En agence de communication, le chargé de projet événementiel conçoit l'événement qui répondra le mieux à la demande d'un client. Il négocie avec lui le budget de l'opération. Si le client veut un événement spectaculaire, il doit alors trouver l'idée originale qui retiendra son attention. En entreprise, son quotidien est plutôt d'organiser des colloques, des séminaires, des sorties de groupes, etc.

Il élabore le planning des actions à mener et suit le budget. Il gère et organise sur le terrain toute la logistique du projet : installation, agencement de l'espace, transport de matériel, etc. Il rédige les supports de communication (communiqués de presse, invitations, programmes…). Il choisit les prestataires, les fournisseurs, les intervenants (traiteurs, cameramen, artistes, techniciens...). Au quotidien, il fait face à des impératifs divers (location de salles, de voitures, réservation d'hôtels, conférences de presse).

Il est l'interface entre le client et les équipes qui vont réaliser l'événement. Prendre contact avec les multiples collaborateurs, analyser ce qu'ils proposent, faire des choix, coordonner toutes les étapes, les faire valider par le client fait partie de ses missions.

Compétences

C'est un métier où l'idée compte. Le chargé de projet événementiel doit faire preuve de créativité et d'originalité dans ses propositions, pour retenir l'attention de son client et pour marquer les esprits lors de l'événement.

Une entreprise qui devait fournir le matériel « sono » pour un gala et qui est en dépôt de bilan à J - 2 ?… au chargé de projet événementiel de trouver une solution de repli immédiate ! Avoir du sang-froid pour gérer les nombreux imprévus de dernière minute est nécessaire. Être débrouillard est aussi bien utile car, parfois, il dispose d'un petit budget pour réaliser son projet. Ce métier nécessite une bonne résistance au stress.

Véritable « tampon », il doit savoir échanger, composer et faire travailler ensemble des personnes de milieux professionnels très différents. Un bon relationnel est indispensable. De solides qualités rédactionnelles sont aussi primordiales car il est responsable de la communication autour de l'événement.

Zéro défaut ! Le rendu de l'événement doit être impeccable et adapté à la vision du client. L'image de l'entreprise en dépend. Il faut donc être rigoureux, prévoyant, penser au moindre détail. De même, il doit avoir le sens des priorités et savoir bien optimiser son temps et ses actions.

Conditions de travail

Le chargé de projet événementiel travaille soit en entreprise, au sein de la direction communication, soit pour une agence de communication événementielle où il est alors rattaché au directeur. En entreprise, il est en étroite relation avec le chargé de communication et l'attaché de presse.

Il se partage entre son agence ou son service et ses activités à l'extérieur. Il enchaîne rendez-vous, réunions, échanges téléphoniques, déplacements et montage de projets avec ses clients, les prestataires, etc. Le délai pour mettre en place l'événement étant, en général, très court, il ne compte pas son temps. Il est parfois contraint de travailler le soir ou le week-end car, au moment de l'événement, il est présent sur les lieux pour s'assurer que tout se passe comme prévu et effectuer les derniers réglages.

Il s'appuie sur différents outils techniques : logiciels de gestion événementielle, de gestion de relations publiques et de gestion de la relation clients. Mais aussi bureautiques, PAO (publication assistée par ordinateur), plates-formes d'e-mailing, editing, vidéo, web.

Vie professionnelle

La plupart des chargés de projet événementiel travaillent en agence de communication événementielle. Il peut aussi travailler dans certaines agences de publicité ou de voyages d'affaires, dans des entreprises organisatrices de spectacles, foires et salons, dans les collectivités territoriales, plus rarement dans les grandes entreprises. Au fil du temps, il doit se doter d'un réseau professionnel.

Son secteur professionnel est la communication hors médias, c'est-à-dire le marketing direct, l'événementiel, la promotion des ventes, les relations publiques.

S'il est plus intéressé par le relationnel, il peut s'orienter vers un poste de responsable communication ou, selon la taille de l'entreprise, devenir directeur de la communication, directeur commercial, directeur de projet ou patron d'une agence d'événementiel. Si l'organisation technique d'un événement le motive davantage, il peut se destiner au métier de responsable logistique.